組織管理

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我沒有要講大道理...，如果想知道怎麼個組織管理，看官就可以請回了。

時間過得好快，擔任臺師大圖書館館長邁入第八年。還記得剛上任時，曾經一對一和同仁面談，但是年紀越大、事情越多，如今要來一對一面談，從頭到尾面談完也不知道要到民國哪一年去了。

這學期採用整組面談的方式，先讓組長報告業務，再和同仁座談。到今天，應該只剩下一組、一分館還沒有談。問我為什麼要面談喔，當然是問問我這個館長有沒有甚麼要改進的地方囉，哈哈。我想最重要的，是要知道有甚麼事情需要我來做組和組之間的協調溝通，以及討論未來的館務展望。

整個談下來，約略有些感想：

1. 老話一句：「圖書館是成長的有機體。」去年訂定了補助同仁出國參加研討會發表論文、業務參訪、宣揚館威的要點，雖然今年因為COVID-19出不了國。我也算是鼓勵同仁參加中華民國圖書館學會暑期研習班的館長了。除此之外，有些專業培訓真的是需要參加的，例如設計網站的人得懂CSS 3等等等，但這些專業培訓當然不是免費的，怎麼樣補助同仁參加專業培訓是下一步要思考的。講起錢就傷感情，是要全額補助呢？還是部分補助？
2. 就跟每一種組織一樣，組織內的各個部門絕對不是獨立存在，總有上下游的銜接關係。也不意外，就像我今天牙齒差點咬到嘴唇，組和組之間偶爾還是有些扞格，偶爾A怨B、B怨A，偶爾A怨B、B怨C、C怨A... 簡直是無限循環。如果能想想別人對你幫了甚麼忙，而不是別人哪裡做不好，或許會好一些。啊館長和副館長總是要聽聽這些垃圾話的，因為館長和副館長是垃圾桶，哈哈。我聽到同仁說別組的誰誰誰幫了我們甚麼忙，我就會蠻開心的。
3. 跟上面這點多少有點關係，如果各組只顧自己，那就會形成筒倉(Silo)了。在既有組織架構的框架下，國內外很多圖書館會採用功能小組(Functional Team)或是大家比較聽過的任務小組(Task Force)。像在台師大圖書館執行好幾年的學科館員小組，以及去年剛剛成立的策展小組。這年頭，辛苦大家了，工作只會增加、不會減少。如果聽到同仁說：「離開推廣很久了，辦這次的『鬼魅特展』雖然辛苦，但可以重新回憶當時在做推廣的心情…以後還願意繼續…」，我就蠻高興的了(這個館長真容易哄)。
4. 因為館長愛「風神」(臺語應該是招蜂引蝶、到處招攬生意的意思吧？)，所以會「超前佈署」一些新的服務或系統(就稱之為新創服務吧)，跟圖書館傳統的業務不見得有十分緊密的關係(但常常和學術傳播生命週期相關)，而這些新創服務往往會跟校內的其他處室相關，甚至用上手之後，處室會看到這些新創服務的價值。只是辛苦協助控管經費的同仁、以及被我指定引進這些新創服務的同仁，大家得互相協調經費。另一方面，我覺得圖書館經常是在每年的年底就已經規劃明年要花的錢了(例如期刊、資料庫)，雖然得等到明年才能確定預算，但我想在每年11月的館務會議請大家協調次年大致的預算支用這件事是重要的。
5. 談著談著，的確是有一些可以做的事被發想出來。當然因為大家腦力激盪，總是會跟A談時，想到了B可以做的事。上回館長室座談時，就談到後續空間改造可能的作法，典閱組組長就開玩笑地說，怎麼你們高層座談，想到了要我們做的工作。
6. 當然，免不了有些事情是要和校內其他單位溝通協調的。例如說，我們家的館藏發展組可能是全台灣大學圖書館中唯二要自己辦理採購、招標作業的。又例如，出版中心的線上金流系統沒有辦法自己和銀行簽約，必須依附在學校的線上金流系統之下，介接和帳務管理都相對困難。
7. 或許…需要再讓各組重新檢視SOP，以及有些溝通困難的地方需要我強力主導了。
8. 嗯... 其他感想等想起來再說。