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2020年11月21日 星期六

MS Office中的快速存取工具列

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經常編輯MS Office文件的老手們應該記得，在Office 20XX版之前，Office的選單和功能按鈕不像現在的版本分成許多索引標籤，現在的選單和功能按鈕陳列方式雖然可以反映出Office功能的逐漸強化 (但我感覺在Office 201X版後功能的差異已經不大了)，但衍生的另一種麻煩是經常在不同的索引標籤中切換找功能，有時候對我這個常打報告、做簡報的人來說就覺得煩。

大家可能有發現，在MS Office選單的左上角有幾個按鈕，MS Office把這玩意叫做「快速存取工具列」，意思是說可以把你常用的一些功能按鈕搬到這邊來，圖1就是那快速存取工具列。

圖1 快速存取工具列

如果把圖1快速存取工具列最右邊被我標示起來的向下三角形按下去，就會呈現圖2的自訂快速存取工具列，有些預設的功能按鈕，已經打勾的是會出現在快速存取工具列。如果你覺得新增、開啟這兩個功能按鈕也很常用，就可以在選單上按一下滑鼠，就可以切換選取／取消選取。

圖2 自訂快速存取工具列

如果就只是這幾個選項勾來勾去也不太有趣，在圖2最底下大家應該可以看到「其他命令...」，這個就比較厲害了，如果選擇這個就會出現圖3的Word選項。圖3右側就是讓你可以根據自己需要自訂快速存取工具列，首先Word會列出一些常用命令給大家選擇(1.)，你可以選定一個常用的功能按鈕後按新增，這個功能按鈕就會跑到右邊(2.)，右邊的部分就是已經放置在快速存取工具列的按鈕了，已經放在快速存取工具列的按鈕你也可以按右方的上下按鈕調整順序(3.)。
圖3 自訂快速存取工具列

如果你在圖3打開「由此選擇命令」的下拉表單，就會呈現圖4的樣子，除了常用命令、所有命令之外，下拉表單裡面主要是用索引標籤的概念來把功能按鈕分群。
圖4 由此選擇命令

因為我經常要改學生的報告、論文，所以追蹤修訂對我來說是個常用的功能。我知道這個功能是歸在「[校閱] 索引標籤」，所以我就選擇切換到「[校閱] 索引標籤」，然後把追蹤修訂這個功能按鈕新增到右邊。新增完你常用的功能按鈕之後，記得按確定，就大功告成了(韋小寶會加一句「親個嘴兒」)。
圖5 加入追蹤修訂功能按鈕

2012年8月28日 星期二

有備無患之二

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除了前一篇文章的WORD自動儲存回復資訊之外，WORD還有一招備份的機制。你可以設定每次儲存文件時就讓Word 自動儲存備份。備份就是最近儲存動作之前你儲存的文件版本，可惜的是，WORD只能做前一版本的備份，沒法做到真正的版本控制。

 還是幾乎一樣的地方囉：[檔案]-[選項]-[進階]，然後往下捲捲捲，捲到儲存的部分，然後把建立備份打勾。DONE!! 那個備份檔會放在文件同樣的目錄下，在檔名最前面多了"備份"兩個字，很容易認。

有備無患

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你曾經經歷過辛辛苦苦打了一小時的文件、沒有存檔，一瞬間MS WORD掛點，讓你哭天喊地嗎？

如果有，那請往下看？如果沒有，算你好運，可是建議你還是往下看。

[檔案]—[選項]—[儲存]，如下圖




  1. 設定儲存自動回復資訊時間間隔：上圖設定3分鐘，表示每3分鐘，就會把你這3分鐘來所編輯的內容都存起來。
  2. 如果關閉而不儲存，則會保存上一個自動儲存版本：大家應該有經驗，沒有先做存檔就要把WORD關掉時，明明WORD有提示你檔案修改過了，問你要不要儲存。你不知道哪根筋不對，還是回應不存檔，就把WORD給關了，關完之後才大叫，對不起，來不及了！如果你不想慘事重演，請打勾。
  3. 萬一Word真的掛點了（或是沒存檔就把WORD給關了），則在自動回復檔案位置中會留有上一個自動儲存的版本 (.ASD)，可用Word打開。
要注意，如果你自己按了儲存檔案，那個自動儲存的版本(.ASD)檔就會消失不見。換句話說，這一招只有在WORD真正掛點的時候才有用！

2012年8月21日 星期二

用Word撰寫並發布部落格文章

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今天試出來的新功能，雖然不是盡善盡美，但還是節省了一點排版的時間。

步驟一：[檔案] -- [新增] -- [可用範本] -- [部落格文章] -- [建立]


 步驟二：輸入(註冊)你既有的部落格帳號，選擇立即註冊


 步驟三：選取部落格服務的提供者


Word2010支援的部落格提供者有Blogger、Sharepoint、TypePad、WordPress等，如果是其他的部落格提供者，就得看有沒有支援MetaWebLog API。因為我的部落格是Google的Blogger，所以選Blogger就對啦。

步驟四：輸入部落格帳號資訊


步驟五：如果你在這個部落格服務中擁有多個部落格，則要選取你的文章想要發布的部落格。


步驟六：這樣就可以編輯你的部落格文章了。

步驟七：編輯完之後就可以發佈囉。

在撰寫部落格文章時，Word 2010會多出一個[部落格文章]的索引頁籤，裡面有個[部落格]群組。
  1. 文章撰寫完畢要上傳到部落格時，就選擇[發佈]，在這裡可選擇是要正式發佈還是發佈成草稿。
  2. [管理帳戶] 讓你新增、變更、移除部落格帳戶（如果要新增，就是把前面步驟二～步驟五走一遍)。
  3. [開啟現有]可以下載部落格文章，進行編輯。要注意的是，如果你下載了部落格文章進行編輯，但是使用了[檔案]-[儲存並傳送]，這樣會是新增一篇而不是修改部落格文章。


2012年8月7日 星期二

MS Word的樣式(Style)

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如果要寫長文，我建議還是要設定好樣式(Style)。所謂的樣式就是一群套用在文件上的格式屬性。一個樣式通常會包含字型和字體（大小、粗體、斜體、底線等）、字型色彩、文字效果、陰影、網底、縮排、行距、項目符號、編號等。如果有些格式是你會經常使用的，建議要設定樣式，這樣子可以提升文章排版的一致性。

字元格式與段落格式

Word的格式屬性可分為字元格式和段落格式兩種，簡單地說，放在常用功能表的字型功能群組(下圖紅色部分)的就是字元格式，可以設定單一或多個字元的格式；段落功能群組(下圖藍色) 部分則是套用在一整個段落(所以只要你滑鼠移到段落中任何一個地方再去做設定，整個段落的格式都會跟著改)。

樣式與直接套用格式 (Style vs. Direct Formatting)
所謂直接套用格式就是當你移到某一字元或段落上後去變更上述的字元格式或段落格式，如果你今天只是要簡單寫點文字、或者單頁文件，那用直接套用格式也不打緊，因為資訊量不大、也沒有希望文章格式很一致的需求。可是就如同前面所說，如果你要寫很長的文章(例如學位論文)，或者你的老闆很龜毛(像我)、很要求文章排版的一致，那建議你還是用樣式吧！

樣式表
設定樣式的功能都放在常用功能表的樣式群組(如下圖)。有幾個基本樣式是很常用的，例如：內文(這是Word的預設樣式，我習慣上不動這個，而是另外加上個樣式叫本文)、標題 1 -- 標題 9。以寫學術文章為例，如果我的標題編號方式是壹-一-(一)-1-(1)，那麼我會把壹的層級設為標題 1、一的層級設為標題 2、...依此類推 (編號方式和標題層級的連結必須另外透過多層次清單設定)。對了，放在樣式群組裡的所有樣式統稱為快速樣式庫，你可以把常用的樣式丟到這裡，不常用的就把它移除。
對了，有沒有看到很多功能群組的右下角都有個"往右下的箭頭" (上圖紅色部分)，試著按按看，會顯示出這個功能群組的詳細設定畫面喔，如下圖會顯示完整樣式清單，以及一些額外的功能(改天再講)。


如果要將某一個文字或段落套用特定的樣式，只要先選取那個文字或段落（至少要把滑鼠移到那個文字或段落上，再點一下），再點選特定的樣式即可。如果想改變某個樣式的格式設定，就把滑鼠移到快速樣式庫或完整樣式清單的特定樣式上再按滑鼠右鍵，就可以看到底下的畫面。
  1. 更新[樣式名稱]以符合選取範圍：你可以先把某段落的字元和段落格式設成你想要的，再用這個功能更新樣式的設定，這個還蠻好用的。
  2. 修改：如果你想慢慢改格式的話，請看下圖，每個樣式都有字型、段落、定位點...等格式可以修改，選取之後會跳出相對應的設定視窗。
  3. 從快速樣式庫移除／新增至快速樣式庫：應該很容易理解吧。