MS Office中的快速存取工具列

經常編輯MS Office文件的老手們應該記得，在Office 20XX版之前，Office的選單和功能按鈕不像現在的版本分成許多索引標籤，現在的選單和功能按鈕陳列方式雖然可以反映出Office功能的逐漸強化 (但我感覺在Office 201X版後功能的差異已經不大了)，但衍生的另一種麻煩是經常在不同的索引標籤中切換找功能，有時候對我這個常打報告、做簡報的人來說就覺得煩。

大家可能有發現，在MS Office選單的左上角有幾個按鈕，MS Office把這玩意叫做「快速存取工具列」，意思是說可以把你常用的一些功能按鈕搬到這邊來，圖1就是那快速存取工具列。

圖1 快速存取工具列

如果把圖1快速存取工具列最右邊被我標示起來的向下三角形按下去，就會呈現圖2的自訂快速存取工具列，有些預設的功能按鈕，已經打勾的是會出現在快速存取工具列。如果你覺得新增、開啟這兩個功能按鈕也很常用，就可以在選單上按一下滑鼠，就可以切換選取／取消選取。

圖2 自訂快速存取工具列

如果就只是這幾個選項勾來勾去也不太有趣，在圖2最底下大家應該可以看到「其他命令...」，這個就比較厲害了，如果選擇這個就會出現圖3的Word選項。圖3右側就是讓你可以根據自己需要自訂快速存取工具列，首先Word會列出一些常用命令給大家選擇(1.)，你可以選定一個常用的功能按鈕後按新增，這個功能按鈕就會跑到右邊(2.)，右邊的部分就是已經放置在快速存取工具列的按鈕了，已經放在快速存取工具列的按鈕你也可以按右方的上下按鈕調整順序(3.)。

圖3 自訂快速存取工具列

如果你在圖3打開「由此選擇命令」的下拉表單，就會呈現圖4的樣子，除了常用命令、所有命令之外，下拉表單裡面主要是用索引標籤的概念來把功能按鈕分群。

圖4 由此選擇命令

因為我經常要改學生的報告、論文，所以追蹤修訂對我來說是個常用的功能。我知道這個功能是歸在「[校閱] 索引標籤」，所以我就選擇切換到「[校閱] 索引標籤」，然後把追蹤修訂這個功能按鈕新增到右邊。新增完你常用的功能按鈕之後，記得按確定，就大功告成了(韋小寶會加一句「親個嘴兒」)。

圖5 加入追蹤修訂功能按鈕

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格式化標記的顯示與隱藏

 WORD提供了許多有助於排版的大大小小設定，包含換段落、強制換行、換頁、分節等等，這些排版設定在你編輯文件時雖然有作用，但你往往會忘記在文件中甚麼地方用了甚麼排版設定。以下是我故意搞的一個放入了排版設定的文件（取得範例檔案），用紅色標註的部份是我有用一些排版設定的地方。

當你在編輯文件時（可能是自己的或者你是當文編）遇到搞不懂究竟用了甚麼排版設定功能時，可以用以下方式讓你一目瞭然。

1. 將工具列切換到[檔案]，點選[選項]



2. 在WORD選項設定中，切換到[顯示]。是這樣的，我們在WORD編輯時大大小小的排版設定，在WORD裡面都有一個對應的格式化標記，這些標記平常是隱藏起來的（因為有時看到這些標記還蠻惱人的），但是當你在有需要時可以讓他們顯示出來。方法就是在選項設定的[顯示]中勾選「在螢幕上永遠顯示這些格式化標記」你想要顯示的格式化標記，或者是勾選「顯示所有的格式化標記」。





3. 如果平常你覺得不需要顯示這些格式化標記，那就取消勾選就是了。

上面的那個範例，在勾選「顯示所有的格式化標記」後的長相如下，你可以發現，裡面放了段落、定位字元、空白、選擇性分行（強迫斷行）、分節、分頁。

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MS Word詭異情況--英文字被切了

今天在編輯一個檔案時，發現其中有一段怪怪的，如下圖。有沒有發現，第二行的Live和第三行的Tracker被切在兩行了。

仔細地看了一下設定，原來是在[段落]-[中文印刷樣式]中勾選了"允許英文字元在字中換行"，要把它取消勾選。

這樣子就正常了！

除此之外，在[版面配置]索引標籤的[版面設定]群組有一個斷字的功能，大家可以試試。

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MS Word的所謂"分節"

MS Word的格式化(Formatting)有三個層級：Character/Word Formatting、Paragraph Formatting、Section Formatting。本文的重點在於Section Formatting。Word透過插入分節符號的方式來區分不同的"節"。要注意的是，Word所謂的Section和一般文章寫作所區分的 章(Character) - 節(Section) - 段(Paragraph)是沒有關係的。

在文章寫作時要分Section的情況有以下幾種：

1. 採用不同的頁首(header)與頁尾(footer)。
2. 加入不同編號格式(或重新編號)的頁尾註(footnote)。
3. 加入不同編號格式(或重新編號)的行號(line numbering)。
4. 不同長寬的邊界(margin)。
5. 不同的頁面方向(orientation)。
6. 不同的頁面大小(page size)與列印時不同的進紙來源(paper source)。
7. 不同的欄數(column)。

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